知っておきたい!オフィスを移転する際の段取りと気をつけたいポイント!-名古屋の不用品回収は業界最安値出張回収センター

知っておきたい!オフィスを移転する際の段取りと気をつけたいポイント!

引っ越しには、さまざまな手続きがつきものです。

たとえ、同じ町内のすぐ近くの家に移るだけだとしても、市役所や郵便局、警察署(免許証)、銀行やカード会社、勤務先、学校など、関係するあらゆるコミュニティへの住所変更手続き。水道・ガス・電気などの解約手続きと、新居での新規契約手続き。新たなネット環境の構築。

新居に合わせた家具のレイアウトのための買い替え、今まで住んでいた家の掃除と撤去作業。新居での生活がスタートしたら、なるべく早く、親戚や知り合いに住所変更を連絡。そのほか、こまごまとした沢山の作業が発生します。

 

家庭での移転作業だけでもこれだけの手間がかかるということは、大勢のスタッフが在籍し、膨大な数の関係者を持つオフィスの移転は、まさに一大イベント!

家庭の場合と違って、万が一作業もれが発生すれば、ユーザーやクライアント、関係者に迷惑がかかってしまうので、決してミスは許されません。綿密な計画を立てて、慎重に遂行する必要があります。

 

オフィス移転という一大イベントをスムーズに遂行するための、段取りと気をつけるべきポイントについてご紹介します。

 

 

1.オフィスを移転する際の段取りは何をすればいいの?

オフィスの移転を決めたら、まず担当者を決め、移転計画を立てます。

移転計画を立てるためには、いつ頃移転したいか、なぜ移転する必要があるのかといった点を明確にする必要があります。

移転する目的に沿って移転先を決定し、移転希望時期に合わせて現オフィスを解約、タイミングを合わせて新しいオフィスに入れるよう手続きを行います。

 

オフィス移転を考え始めたら、まず最初にすべきこと

次の3項目について関係者で検討し、決定します。その後、決定事項に沿って移転計画を作成し、移転作業を進めていきます。

・オフィス移転の担当者(チーム)を決める
・移転する目的を明確にする
・移転時期を決める

 

オフィス移転計画の立て方:大きな項目を設定

オフィス移転の目的、移転時期、移転作業を担当する責任者(またはプロジェクトチーム)が決まったら、移転計画を作成していきます。

まず大きな項目を立て、全体としての作業の流れを把握してから、各項目ごとに詳細な作業をピックアップしていきます。

大きな項目としては、次のようなものがあげられます。

  1. 現オフィスの退出届を出す
  2. 移転先のオフィスを決める
  3. 上記2項目に基づき、移転日を決める
  4. 新オフィスのレイアウトを決める
  5. 必要な諸手続きの洗い出し
  6. 移転通知を作成する

 

オフィス移転計画の立て方:各項目の詳細を決める

各項目について、さらに詳細な手続きを洗出していきます。手続きにもれのないよう、繰り返し見直して精度を高めていきます。

  1. 現オフィスの退出届を出す
    ・現オフィスの退出期限を確認する
    ・管理会社に退出届を提出
    ・退出時の条件等を確認する
    ・経理手続きを行う
  2. 移転先のオフィスを決める
    ・複数件の下見をして候補をピックアップ
    ・移転先のオフィスを決定する
    ・契約手続き、経理手続きを行う
    ・運送会社を決める
  3. 上記2項目に基づき、移転日を決める
    ・移転日を社内に周知
    ・企業HPにて移転日、移転先を報告
  4. 新オフィスのレイアウトを決める
    ・現オフィスのリース契約解約の手続き
    ・新オフィスのリース契約手続き
    ・新規購入する備品の確認
    ・廃棄処分品の回収依頼
  5. 必要な諸手続きの洗い出し
    ・電話回線の移転手続き
    ・インターネットネット環境の移転手続き
    ・住所変更手続き(税務署、都道府県税事務所、市区町村年金事務所、労働基準監督署、法務局、ハローワーク、郵便局  ほか)
  6. 移転通知を作成する
    ・移転通知送付先のリストを作成
    ・移転通知はがきを作成
    ・発送日を決定する

 

 

2.移転の際に気をつけたいこと

たとえ個人事業主として一人で事業を行っている場合でも、しっかりと移転計画を立てて、計画的に移転作業を進めていくことが大事です。

比較的大きな規模の企業の場合は、担当者一人に全てを任せるのではなく、プロジェクトチームを作成し移転作業を協力して進めるような体制を作っておくことで、オフィス移転をスムーズに完了することができます。

 

期限の決まっている手続きに注意!!

移転計画を立てたら、期限の決まっている手続きや処理に注意しながら作業を進めていきます。

現オフィスの退出届け、移転にともなう関係各所への届け出の期限など、期日が決まっている手続きを忘れないよう十分注意が必要です。

 

移転先オフィスの上手な選び方

オフィスの移転先を選ぶ作業は、十分に計画を立ててからスタートすることが大事です。闇雲に探し始めると、いつまでたっても移転先が決まらないといった事態になってしまいます。

次のような項目について検討し、新しいオフィスについての希望条件を抽出、優先順位を決めて希望に沿ったオフィスを探します。

・場所について(地域、沿線、駅からの距離 ほか)
・スタッフが増えた場合を想定したキャパシティ
・必要なオフィスの設備(電話回線、電気 ほか)
・必要なビルの設備(駐車場、給湯室、エレベーター ほか)
・周辺環境について(土地柄、近隣の同業者、競合企業 など)
・賃料の目安

 

状況に応じて臨機応変に対応可能な計画が大事

オフィス移転計画がスタートしたら、プロジェクトチームまたは関係者で集まって、随時進行状況を確認します。

状況に応じて柔軟に対応できるよう、余裕を持ったスケジュールを立てておくことが大切です。

 

 

3.いらなくなったオフィス家具を処分する方法!

オフィスを移転する際に、イスやデスク、書棚などのオフィス家具を移転先に合わせて買い替え、あるいはレンタルに移行することがよくあります。

新しいオフィスのレイアウトに合わせて買い替える場合、いらなくなってしまったオフィス家具はどのようにして処分すればよいのでしょうか?

 

オフィス家具を粗大ゴミに出してもいいの?

家庭で使っていた家具を処分する場合は、自治体の粗大ゴミ回収や、ゴミ集積場へ持ち込んで処分してもらいますが、オフィス家具の場合はどうなのでしょう?

残念ながら、オフィス家具は粗大ゴミ回収に出すことはできません。

オフィスから出るゴミはすべて「事業系ゴミ」といって一般のゴミとは区別され、自治体のゴミ回収に出せない決まりになっています。イスやデスクなどの家具も当然、自治体の粗大ゴミ回収には出せないので、各事業所がそれぞれ、業者に依頼して処分することになります。

 

オフィス家具の処分は産業廃棄物処理業者に!

事業所から出るゴミは、産業廃棄物として処理する決まりになっています。

産業廃棄物処理の認可を持った業者に依頼して、回収・処分してもらいます。オフィス家具も同様に、産業廃棄物処理業者に回収・処分を依頼します。

 

オフィス家具のお得な処分方法とは?

比較的新しい、まだ十分使える、数がそろっている、一流メーカーの製品であるなど、条件が良いオフィス家具は、廃棄処分して捨ててしまうのではなく、中古オフィス家具の買取を検討してみてはいかがでしょうか?

新規でオフィスを開設する際に、備品をとりあえず中古で揃えるというケースは少なくありません。状態のよいものや条件がよければ、処分費用を払って廃棄してもらう代わりに、売ってお金にすることができます。

 

4.まとめ

オフィスを移転する際に必要な手続き、作業、スケジュール管理の方法などについてご紹介しました。

規模の拡大、経費削減、より便利な場所への移転など、さまざまな理由でオフィスを移転する機会があるかと思います。移転スケジュールを立て、移転計画に沿って作業を進めていくことで、トラブルなくスムーズに移転を完了することができます。

 

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